La lista de verificación definitiva de inspección del sitio para organizadores de reuniones

Una inspección del sitio va más allá de simplemente mirar un lugar y decidir si el espacio es suficiente. En cambio, un escrutinio adecuado debe estar impulsado por una lista de verificación integral que incluya preguntas reflexivas que cubran aspectos importantes de cada lugar que se esté considerando.

Si se le ha encomendado la tarea ultraimportante de elegir el próximo lugar increíble para organizar un evento súper importante, siga leyendo esta lista de verificación definitiva de inspección del sitio para organizadores de reuniones y descubra consejos y trucos que lo ayudarán a planificar un evento exitoso. O consulte nuestro hoteles y espacios para reuniones en Westgate Resorts.

¡Simplificando las listas de verificación del hotel para la inspección del sitio!

Supongamos que visita varios lugares potenciales para identificar la mejor opción para su evento. Su práctica lista de verificación de inspección del sitio del hotel actuará como una hoja de referencia para ayudarlo a mantenerse organizado y realizar un seguimiento de los pros y los contras, los beneficios y las limitaciones de cada sitio que visite. Esto le facilitará comparar y tomar decisiones informadas y, al mismo tiempo, creará un depósito de detalles más finos que puede olvidar en el camino. Considere una lista de verificación de inspección del sitio como un gran activo que también lo ayudará a planificar eventos futuros.

Cosas para agregar a su lista de verificación

1 | Información básica | Comience con la fecha de inspección, nombre del lugar, tipo de lugar, dirección, información de contacto y fechas de disponibilidad. Esto debe hacerse para cada lugar que considere. Asegúrese de realizar un seguimiento de las personas con las que habla, ya que esto será útil si se proporciona información contradictoria. Estos simples detalles lo ayudarán a mantenerse organizado y eficiente.

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2 | Detalles del sitio | Los vendedores siempre intentarán impresionarlo, por lo que es importante tener en mente un criterio preparado antes de comenzar la inspección. Esto asegurará que se mantenga enfocado en sus necesidades a pesar de los cautivadores argumentos de venta que escuchará.

Considere la calificación AAA del lugar. Esto indicará si un hotel pasó la inspección y cumplió con estándares rigurosos para obtener la aprobación de la AAA. Lo más probable es que cuanto mayor sea la calificación, más credibilidad podrá esperar.

¿Cuál es el precio total, el monto del depósito y la fecha de vencimiento para pagar? ¿Cuál es la política de cancelación y penalización por deserción? La vida sucede y esto a veces requiere planes fluidos, por lo que conocer estos detalles de antemano le será de gran utilidad si ocurre algo inesperado.

Dependiendo de su evento, puede ser útil saber si el lugar cumple con la ADA para acomodar a los asistentes con requisitos especiales.

¿La apariencia del edificio y el paisaje que lo rodea proyectan una imagen y una atmósfera que complementen su evento?

¿Hay alguna construcción prevista en la propiedad? Lo último que desea es que sus asistentes lleguen entre los sonidos y el polvo de los ruidosos equipos de construcción. Infórmese con antelación para evitar sorpresas de última hora.

3 | Logística | ¡Ubicación! ¡Ubicación! ¡Ubicación! ¿El lugar está ubicado en un área de fácil acceso, a una distancia razonable del aeropuerto o de las principales autopistas, atracciones y lugares de interés? Esto es clave a la hora de planificar eventos, especialmente si se trata de viajes fuera de la ciudad.

¿Cuáles son las tarifas de estacionamiento para los asistentes que conducirán? ¿El servicio de valet está disponible en el hotel como opción adicional para los huéspedes? ¿Hay suficientes señales direccionales para guiar a los asistentes que no están familiarizados con el lugar? ¿El hotel ofrece transporte de cortesía al aeropuerto o lugares locales? ¿Cuál es la tarifa del taxi desde el aeropuerto?

Estas son respuestas que conviene conocer a la hora de elegir un lugar.

4 | Alimentos y Bebidas | ¡F & B es uno de esos detalles que la gente recordará y hablará incluso después de que termine el evento!

¿Cuáles son las opciones de comida y el costo del desayuno, el almuerzo, la cena y el café? ¿Hay un cargo por servicio? ¿Hay paquetes especiales disponibles de alojamiento y comida combinados?

Considere la opción de menú para el evento principal. Asegúrese de que haya algo para todos; veganos, amantes de la carne, dietas especiales, sea cual sea la circunstancia, el menú debe ser inclusivo, para que todos tengan algo para disfrutar.

Una forma sencilla de registrar este detalle para poder comparar diferentes lugares es calificar la presentación, la selección, el precio, la creatividad y el servicio en una escala de 5 puntos. Esto también le ahorrará tiempo y le permitirá comparar cuando tome una decisión final.

5 | Equipos | Considere el equipo necesario para el evento. El uso de tecnología de punta le brindará una gran tranquilidad al saber que todo funcionará sin problemas durante las presentaciones importantes. ¿Qué equipo se proporcionará? ¿Las tarifas de alquiler de equipos y las tarifas de mano de obra están separadas o incluidas en el costo total del evento?

Considere también la calidad del equipo y solicite una demostración del sistema de sonido, el equipo de presentación, la insonorización y otras herramientas para garantizar que se satisfagan sus necesidades.

6 | Salas de Reuniones | Ya sea que tenga un evento a gran escala o un evento más pequeño, el espacio que elija debe ser apropiado para la cantidad de asistentes esperados. ¿Cuál es la superficie cuadrada o la capacidad de la sala en relación con la cantidad de asistentes, servidores y personal?

¿El alquiler de la sala y los cargos de instalación están separados o incluidos como parte del costo del evento? ¿Existe un control de temperatura que se pueda ajustar fácilmente o se requerirá una solicitud para que el personal haga ajustes?

Evalúe la iluminación y la altura del techo: pueden parecer menores, pero la iluminación puede crear o deshacer una atmósfera y la altura del techo influirá en la determinación de la profundidad y amplitud de una habitación abarrotada.

¿Qué tan cerca están los ascensores y los baños? Estas son consideraciones razonables que abordan la necesidad de un fácil acceso.

7 | Alojamientos | Cuando finalice el evento, los asistentes deben retirarse a una sala limpia y cómoda, por lo que hacer las preguntas correctas es importante para salvaguardar su satisfacción.

Descubra cuántas habitaciones y suites para no fumadores cuentan con una cama king, queen, 2 camas dobles o dos camas individuales. ¿Existe una tarifa rack o tarifa de grupo para habitaciones individuales, dobles y suites? ¿Hay habitaciones de cortesía disponibles? ¿Cuál es el impuesto sobre la tarifa de la habitación? ¿Se pueden reservar bloques de habitaciones por día?

Valorar la decoración, limpieza y aspecto de las habitaciones y baños. ¿Cuál es la superficie cuadrada de las salas y la proximidad al espacio para reuniones? ¿Cuáles son las comodidades que vienen con la habitación? ¿Hay microondas, espacio de trabajo, sala de estar, balcón? Tome nota de las características funcionales y comodidades que brindarán comodidad a sus invitados.

Otros factores importantes

Descubra cuánto pueden realizarse los eventos tardíos y los costos adicionales involucrados. ¿Se requieren permisos especiales para el evento? ¿Existe una sala de almacenamiento especial para cualquier equipo que necesite traer o enviar al lugar?

Mientras examina su lista de verificación, considere sus necesidades y los criterios iniciales que creó. Examina cada lugar y compara. Al utilizar su lista de verificación, debería poder identificar el sitio que brindará el mayor beneficio para sus necesidades.

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